特に小規模事業者の間で注目されている電話代行サービス。その歴史は意外と古くからあるのです。ここでは電話代行サービスの概要や歴史、利用するメリットについて取り上げます。また会社に固定の電話番号がないと、電話代行サービスが利用できないかといえばそのようなことはありません。

そこで電話代行サービス内容について紹介します。

電話代行サービスとは

新たに事業を始める人にとって、電話応対は非常に重要な業務です。しかし小規模の事業の場合、色々な業務を少人数でこなす必要があります。そのため、電話応対業務だけに専念させるような人的な余裕はほとんどないでしょう。

そこで注目されるのが電話代行サービスです。

電話代行サービスとは、依頼者の代わりに電話応対を行なう代行サービス業のことを指します。顧客からの電話を代行サービス会社へ転送して、依頼者に代わってオペレーターが応対する仕組みです。そして、オペレーターは顧客の名前や連絡先や用件を聞き取って、その内容を依頼者の携帯電話やメールに転送してくれます。

電話代行サービスの歴史

電話代行サービスというと、比較的新しいサービスだと思う人は少なくありません。実は昭和40年代から始まっている古くからの代行サービスなのです。昭和40年代といえば携帯電話やスマートフォンがなかった頃であり、電話の普及もまだまだという時代でした。

企業にすら電話が行き届いていなかった時代であることから、便利な機能を利用できるようにと電話代行サービスが始まったのです。現在は電話の普及が進んだことから電話代行サービスの目的が大きく変わってきています。

業務を効率的に行ったり、人件費を安くしたりする目的での利用が多いです。更にコンピュータ技術が発展したことで、電話とコンピュータを融合させたCRMが進みました。例えば、電話をかけてきた顧客のこれまでの購入履歴などの情報を確認できるなど、より良いサービスを提供できるようになっているのです。

電話代行サービスを利用するメリット

では電話代行サービスを利用するメリットは何かといえば、大きく3つのポイントがあります。1つ目は顧客の安心感と信頼感を確保できる点です。会社宛に電話をかけているのに、携帯電話に転送されたり留守電に切り替わったりしてしまえば、顧客に不便をかけてしまいます。

場合によっては大きなビジネスチャンスを逃してしまうこともあるかもしれません。そこで電話代行サービスを使えば、迅速な対応でスムーズに業務を進行することができます。顧客に対して安定した対応を取れるため、安心感と信頼感を確保できるのです。

2つ目は低コストで電話応対業務が行えることです。電話応対をメインに行うスタッフを採用すれば、それだけ人件費がかかってしまいます。給料だけでなく、交通費や社会保険料など必要なコストは意外と大きいです。電話代行サービスならば、スタッフを雇用することなく電話応対を済ませられるため低コストが実現可能です。

さらに電話代行サービスのスタッフ達は即戦力となるため、教育にかける負担を減らすことも可能です。3つ目は時間を有効に活用できることです。例えば大事な商談を行っている最中に、顧客から電話がかかってきてしまうと商談に集中できないことがあります。

また急ぎの仕事が入ったときも、途中で電話が入ると煩わしいと感じることもあるでしょう。このように電話はいつかかってくるか分かりません。しかし電話代行サービスを利用すれば、オペレーターが代わって応対してくれます。

そのため、依頼者は途中で作業を中断することなく時間を有効に使うことが可能となります。

電話代行を利用して無事に仕事を辞めることに成功

電話代行サービスから電話番号を借りる方法

電話代行サービスを利用するときに、気になるのが電話番号のことではないでしょうか。もし会社に電話番号がなければ、サービスを利用できないのではと心配する人も少なくありません。しかしそのような心配は無用です。

会社に電話番号がない場合は、電話代行サービス業者が所有している電話番号を借りることができます。この方法では依頼者宛にかかってきた電話に対して、電話代行サービスの専属オペレーターが対応します。そしてオペレーターが対応した電話内容は、依頼者のメールや携帯電話などに送信する仕組みとなっています。

また顧客からFAXで連絡が来るケースも考えられます。そのため、電話代行サービス業者の中には保有する共有FAX番号を利用できるサービスを提供しているところもあります。

さらに依頼者の中には、顧客からの連絡がきてないか常にチェックしたいという人もいるでしょう。そこで電話代行サービスでは、連絡専用の受信電話番号を用意しているケースがあります。この電話番号を利用して、入電内容を確認することができます。

保証人の電話代行とは

依頼者側に電話番号がある場合

また依頼者側に電話番号やFAX番号がすでに存在する場合は、かかってきた通話や送られてきたFAXを電話代行サービス業者に転送する転送受付を利用すると良いでしょう。転送されてきた電話に対して、電話代行サービス業者のスタッフが応対します。

そして、その内容を依頼者側が指定した連絡方法で報告する仕組みを採用しています。この方法は出張などが多い個人事業主や、小規模事業所の休憩時間帯のみ代行してもらう目的で利用する例が多いです。また苦情や返品受付など特定の窓口として、電話をかけてくる顧客からの連絡を逃さないようにする目的で代行してもらうこともあります。

固定の電話番号があると顧客からの信頼度が上がります

小規模の事業者の中には、個人の携帯電話はあるけど会社としての電話番号は存在しないというケースが多いです。個人の携帯電話でも仕事上の連絡は問題はありませんが、会社としての固定電話があるかないかで取引先の信用度が変わることがあります。

また会社のホームページを作成したときに、連絡先として個人の携帯電話を掲載することはあまりおすすめできません。そのため、会社としての固定電話を用意する必要が出てきます。もし事業所に固定電話を引く場合は、回線工事が必要となりコストと時間がかかってしまいます。

そこで電話代行サービス業者から電話番号を借りて、しかも電話応対業務を代行してもらう方法を活用しましょう。世の中には数多くの電話代行サービス業者が存在します。業者によってサービスの内容やプラン、料金体系は様々です。

またプランの内容変更や企業ごとの要望に対して、柔軟に対応してくれるところがあります。複数の業者を比較検討して、自分たちに合った業者を選ぶことをおすすめします。